Huishoudelijk Reglement

Artikel 1 Deelname aan repetities en optredens

• De leden zijn gehouden de vergaderingen, de repetitieavonden en de uitvoeringen zo getrouw mogelijk bij te wonen. Afwezigheid wordt vooraf gemeld bij een daartoe door het bestuur aangewezen persoon.
• Het is de verantwoordelijkheid van ieder lid afzonderlijk bij verzuim zelf te informeren naar eventuele bijzonderheden tijdens diens afwezigheid.

Artikel 2 Bestuur kandidatuur

Bij de bestuursverkiezingen kunnen door het bestuur, zowel als door de leden kandidaten worden voorgesteld.
In het laatste geval worden de namen van de kandidaten tenminste twee weken voor de datum van de algemene ledenvergadering schriftelijk aan het bestuur medegedeeld.

Artikel 3 Stemmen bij volmacht

Bij een verkiezing kunnen niet op de algemene ledenvergadering aanwezige leden hun stem bij volmacht uitbrengen. De gemachtigde moet lid zijn van de vereniging. Een gemachtigde kan maximaal één lid vertegenwoordigen.
De volmacht moet blijken uit een getekende verklaring van degene die de machtiging geeft.

Artikel 4 Zittingsperiode

Het bestaande bestuur blijft aan zolang een bestuurslid zitting wil houden binnen deze club. Hiervoor staat geen vast termijn.
Wel is het wenselijk dat een bestuur uit vijf leden bestaat. Maar dit is geen must

Artikel 5 Bestuursvergaderingen

Het bestuur vergadert iedere zes weken in het belang van de vereniging, doch minstens eenmaal per half jaar.
De bestuursvergaderingen worden officieel bijeengeroepen door de secretaris, tenminste twee dagen voor de datum van de vergadering, onder bijvoeging van de agenda.

Artikel 6 Besluitvorming bestuur

Het bestuur kan in spoedeisende gevallen, waarin het niet mogelijk is een bestuursvergadering bijeen te roepen, voorlopig beslissen. Een dergelijk besluit wordt in de eerstvolgende bestuursvergadering genotuleerd.

Artikel 7 Taken voorzitter

De voorzitter is belast met de leiding van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen. Bij zijn/haar afwezigheid zal een van de andere bestuursleden de vergadering leiden.
De voorzitter sluit de bespreking over een bepaald onderwerp, tenzij de meerderheid van het aantal aanwezige leden voortzetting wenst.
Verder heeft de voorzitter tot taak het:

• leiding geven aan het bestuur;
• voeren van het dagelijks beheer van de vereniging, samen met de overige leden van het bestuur;
• vertegenwoordigen van de vereniging;
• coördineren van de activiteiten en werkzaamheden van de overige bestuursleden en van de muziekcommissie en commissies die ad hoc in het leven zijn geroepen.
• uitvoeren en bewaken van de afgesproken besluitvormingsprocedures en adequate communicatie met alle betrokkenen omtrent ontwikkelingen en genomen besluiten;
• toezicht houden op een correcte uitvoering van het huishoudelijk reglement van de vereniging.
• Contact met de dirigent

Artikel 8 Taken secretaris

De secretaris is belast met het bijeenroepen van de algemene ledenvergaderingen en bestuursvergaderingen. Hij/zij is belast met het verzorgen van agenda en de notulen van elke vergadering. Tevens verzorgt hij/zij de correspondentie en de ledeninschrijving en ledenadministratie van de vereniging, alsmede het adressenbestand van oud-leden, donateurs en ereleden. Hij/zij houdt tevens de absentielijsten van alle officiële ledenvergaderingen bij. Op de algemene ledenvergadering brengt hij/zij het jaarverslag uit.

Artikel 9 Taken penningmeester

De penningmeester is belast met de financiële administratie en handelingen van de vereniging. Op de algemene ledenvergadering brengt hij/zij verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar, waaronder de balans van dat jaar, en presenteert de begroting van het volgende jaar. Controle financiële administratie wordt gedaan binnen het bestuur i.v.m. digitalisering van de financiële administratie.

Artikel 10 Overige taken bestuur

Binnen het bestuur worden in overleg de volgende taken verdeeld:

• Voor promotie van eigen concerten het doen verschijnen van artikelen over optredens in de plaatselijke en regionale bladen;
• Het regelen en (doen) verspreiden van affiches en flyers voor optredens;
• Dossier/archief (het bewaren van officiële stukken, programma’s van optredens, foto’s, krantenartikelen etc.;
• Planning repetities en repetitieruimte;
• Organiseren/regelen van optredens (eigen en bij medewerkingen;)
• Onderhouden van een Website;
• Lief & Leed. (doel: namens het koor een kaartje of bloemetje sturen aan de leden in vrolijke en moeilijke omstandigheden.) Bestaat uit twee leden uit het koor die dit op zich nemen;
• begeleiden van optredens, zodat deze organisatorisch goed verlopen;
• ledenwerving (indien daartoe in het bestuur wordt besloten);
• Onderzoek meningen koorleden.

Artikel 11 Muziekcommissie

Naast en onder verantwoordelijkheid van het bestuur functioneert een muziekcommissie. Deze bestaat uit: de dirigent en de leden van het bestuur. Dit om te grote meningsverschillen te vermijden. De taken van deze commissie bestaan uit het:

• aandragen van nieuwe liederen, waarbij gelet wordt op zingbaarheid, tekst, bespeelbaarheid door de muzikanten en variatie in het repertoire. .op orde houden van de liederenmap;
• aanschaffen van (blad)muziek.
  Genoemde taken worden in onderling overleg onder de leden van de commissie verdeeld

Artikel 12 Contributie

De contributie bedraag 105 euro per jaar , dit wordt voor 1 oktober overgemaakt op rekeningnummer…………..ten name van het Polderkoor.
Wanneer een nieuw lid in de loop van het kalenderjaar wordt ingeschreven wordt de contributie naar tijdsevenredigheid per hele maand verschuldigd, ingaande de maand volgend op de maand waarin het lid is ingeschreven.
Indien een lid zijn lidmaatschap opzegt, is hij contributie verschuldigd tot aan de maand oktober

Artikel 13 Optredens/medewerkingen

Optredens worden overlegd met dirigent en muzikanten ten aanzien van beschikbaarheid.

Artikel 14 Liederenmap

De aan ieder koorlid uitgereikte liederenmap blijft bezit van het Polderkoor. Bij opzegging van het lidmaatschap wordt deze ingeleverd bij het koorlid dat de mappen beheert en onderhoudt. De leden van het koor zijn gehouden zorgvuldig met de liederenmappen en de inhoud daarvan om te gaan. Eventuele aantekeningen op bladmuziek worden gemaakt met potlood.

Artikel 15 Giften

Schenkingen, erfstellingen of legaten mogen door de vereniging worden aangenomen, tenzij daaraan voorwaarden zijn verbonden welke strijdig zijn met de grondslag van de vereniging.

Aldus vastgesteld en goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 20 september 2018, aangevuld met contributiewijziging (zie art. 12).